График охранников сутки через двое и через трое: как составить и не уйти в переработки

График охраны кажется простой таблицей: посты по строкам, дни по столбцам, в клетках фамилии. Сложности начинаются на третьем месяце. Кто-то ушёл в отпуск, кто-то заболел, на объекте добавили пост, а в конце квартала бухгалтер приносит переработки, которые надо оплачивать в повышенном размере.

Ниже разбираем, как считать график охранников так, чтобы пост не оставался пустым, а люди не выходили за норму часов. Цифры примерные: норма часов зависит от производственного календаря конкретного года.

Сколько охранников нужно на один круглосуточный пост

Начинать стоит не с фамилий, а с часов. Круглосуточный пост — это 24 часа в сутки, в среднем около 730 часов в месяц. Норма одного охранника при 40-часовой неделе — примерно 160–180 часов в месяц, в зависимости от числа рабочих дней.

Делим одно на другое: на круглосуточный пост нужно четыре-пять человек, если никто не перерабатывает. Отпуска и больничные добавляют ещё часть ставки, поэтому многие организации держат на такой пост пятерых. Если в штате на пост меньше четырёх человек, переработки заложены в график заранее.

Почему «сутки через двое» почти всегда даёт переработку

При графике сутки через двое человек выходит на смену каждый третий день — примерно десять смен в месяц, то есть около 240 часов. Это заметно больше месячной нормы, даже если вычесть перерывы на отдых и питание, которые не входят в рабочее время.

Сутки через трое дают семь-восемь смен в месяц, около 170–190 часов, и почти совпадают с нормой. Поэтому сутки через трое на одного человека — самая частая схема без постоянных переработок, а сутки через двое работают, только если часы компенсируются в другие месяцы учётного периода.

Суммированный учёт рабочего времени

Сменная работа сутками укладывается в закон через суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Часы сравнивают с нормой не за день и не за неделю, а за учётный период: месяц, квартал или год. Учётный период не может быть длиннее года, а порядок суммированного учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка.

На практике это значит: в одном месяце охранник может отработать больше нормы, в другом меньше, и переработкой считается только то, что осталось сверх нормы за весь период. Чем длиннее учётный период, тем легче выровнять график, но тем позже вы узнаете о реальной переработке.

Ограничения, о которые график спотыкается чаще всего

• 01Сверхурочная работа — не больше 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ). При графике сутки через двое без компенсации годовой лимит обычно исчерпывается за несколько месяцев.
• 02Работать две смены подряд запрещено (ст. 103 ТК РФ). Охранник, который «остался ещё на сутки», потому что сменщик не пришёл, — прямое нарушение, а не взаимовыручка.
• 03Еженедельный непрерывный отдых — не меньше 42 часов (ст. 110 ТК РФ). Его надо проверять в графике, особенно при подработках и заменах.
• 04У каждого охранника должно действовать удостоверение частного охранника, а на конкретный объект могут быть свои требования заказчика. Человек с просроченными документами не должен попадать в график, даже если он свободен.

Как составить график охранников на месяц: порядок

• 01Перечислите посты и их режим: круглосуточный, дневной, по выходным. Для каждого поста запишите требования к охраннику: разряд, допуск к объекту, пол, если заказчик этого требует.
• 02Посчитайте часы постов за месяц и сравните с суммой норм людей, которых вы на них ставите. Если людей не хватает, это видно до составления графика, а не в середине месяца.
• 03Закрепите основной состав за постами. Охраннику проще и безопаснее работать на знакомом объекте, а заказчику спокойнее видеть знакомые лица.
• 04Распределите смены по схеме — сутки через трое, через двое с компенсацией, 2/2 для дневных постов — и сразу отметьте отпуска.
• 05Держите резерв: одного-двух охранников, которые знают несколько объектов и закрывают больничные. Без резерва любая замена превращается в переработку.
• 06Проверьте итог: часы каждого человека за учётный период, перерывы между сменами, сроки документов. Только после этого график уходит на объекты.

Замены: где график ломается

Самый уязвимый момент — шесть утра, когда охранник сообщает, что заболел. Диспетчер обзванивает всех подряд и ставит первого, кто согласился. Этот человек может не знать объект, выйти за норму часов или работать уже вторые сутки подряд.

Замену выбирают не из тех, кто взял трубку, а из тех, кто свободен, знает объект, не выходит за норму и чьи документы действуют.

В таблице это проверить трудно: надо одновременно смотреть часы, допуски и сроки удостоверений. Поэтому замены — первое, что охранные организации переносят из Excel в систему учёта.

Табель из графика, а не отдельно

Когда график и табель ведут в разных файлах, к концу месяца они расходятся: замены внесли в один, а в другой забыли. Надёжнее собирать табель из фактических смен — с отметками о заступлении и сдаче дежурства. Тогда переработки, опоздания и подмены видны по каждому посту, а бухгалтер не сверяет две таблицы.

Когда пора уходить из Excel

Excel справляется, пока постов немного и график правит один человек. Признаки, что пора менять инструмент: пустые смены обнаруживаются утром на посту, переработки — в конце квартала, а сроки удостоверений — при проверке. На этом этапе график строят по постам, а не по людям, и замены подбираются с проверкой нормы и допусков автоматически.

Как это устроено в системе для охранной организации — на странице про программу для ЧОП: посты, график, замены, журналы приёма-сдачи дежурства и маржа по каждому посту.